Особенности учета партий, серий и сроков годности
Работа в режиме учета серий и сроков годности предусматривает изменение настроек модуля склад, реквизитов материалов и накладной типа Инвентаризация. Работа в этом режиме накладывает особенности на работу с накладными.
На упаковке медикамента всегда указывается серия и срок годности. Серия выпуска критически важна и обязательно должна учитываться, например, для вакцин и наркосодержащих препаратов. Использование медикаментов с истекшим сроком годности недопустимо. В модуле Складской учет может быть реализован режим работы с учетом всех этих реквизитов.
Для настройки режима учета серий и сроков годности необходимо выполнить следующие настройки:
- Учет серий и сроков годности. Настройка должна быть включена. При включенной настройке в накладных появляются поля Серия и Срок годности. Обратите внимание: материалы с одной и той же серией, но со сроком и без срока годности, будут учитываться как два разных материала. Во избежание ошибок рекомендуется обязательно заполнять обе колонки: Серия и Срок годности.
Справочник материалов
В справочнике материалов рекомендуется выполнять следующие настройки:
В форме Добавления/Редактирования материала должно быть заполнено поле Учет серий и партий по умолчанию.
Обратите внимание: при выборе значения "Учет партий и серий" отображаются даты накладной, номера накладной, серии, срока годности и остатка для партии либо серии, срока годности и остатка для серии. Это первоначальная установка реквизита по умолчанию. Она будет наследоваться из справочника в первой инвентаризационной накладной.
В случае, когда учет материала вводится после периода его использования без учета серий и партий, то после выполнения действий, описанных ниже в разделе Инвентаризация необходимо вновь зайти в справочнике материалов и выставить этот реквизит для материала.
Инвентаризация
Для изменения режима учета серий и партий, необходимо включить право доступа: Изменение типа учета серий и партий в накладной и создать накладную типа Инвентаризация.
Важно понимать, что для включения/отключения режима учета партий, серий и сроков годности обязательно необходима полная инвентаризация по кабинетам, в которых было движение данного материала!
В накладной типа Инвентаризация для каждого материала необходимо установить требуемое значение реквизита Учет серий и партий.
Если необходимость учета определенного материала больше не нужна, в следующей инвентаризационной накладной его можно отключить, выбрав в поле Учет серий и партий значение "Нет учета". Значение этого реквизита в накладной типа Инвентаризация является приоритетным по отношению к значению в справочнике материалов.
Возможный вариант поиска кабинетов, в которых использовался интересующий материал – это построение отчета по обороту с группировкой по материалам. При этом в фильтре Кабинет нужно выбрать все кабинеты. В построенном отчете удобно воспользоваться полем Поиск по интересующему материалу (с фильтрацией "показывать только найденное" 
). Таким образом будет получен перечень кабинетов, в которых было движение материала, для которого необходимо включить/отключить учет партий. Именно для них нужно обязательно провести полную инвентаризацию.
При включении режима учета партий и серий после заполнения реквизита Учет серий и партий в колонке Партия в левой части накладной необходимо обязательно задать значение "Новый".
После этого в ячейке и в перечне реквизитов материала справа появится текст <Новая партия>.
Это обязательное действие, без него учет серий и партий для данного материала будет осуществляться некорректно! При этом важно понимать, что данный материал без учета серий и партий будет полностью списан. Вместо этого появится накладная приходования излишков с этим же материалов, но уже с учетом серий и партий. Если необходимо отследить историю изменений учета материала по срокам и партиям, удобно построить отчет "Оборот" с включенным фильтром.
Для материалов, для которых ведется лишь учет серий (без партий) в накладной "Инвентаризация" в ячейке имеется кнопка "Новый". После ее нажатия возможно с клавиатуры ввести номер новой серии. Проводится как оприходование.
В отличие от серии в инвентаризационной накладной номер партии не вводится вручную и может быть либо выбран из списка от предыдущих накладных либо указана необходимость формирования новой партии (контроль обязательности серии при этом сохраняется). При проведении инвентаризации материал с такой партией приходуется; имевшиеся в наличии по остаткам партии, не нашедшие отражения в инвентаризации, списываются до нуля.
Работа с накладными
С точки зрения формирования накладных существенное отличие есть для закупочной накладной. Именно в момент ее создания кладовщик считывает серию и срок годности с упаковки. Поэтому серия в данной накладной вводится вручную. Далее система учитывает имеющиеся на складке номера серий для данного материала и при формировании других типов накладных серия выбирается из справочника "Серии" по кнопке "...". Т.е. серия наследуется из выбранной партии и не редактируется в выдачах, списаниях, продажах и т.п. (Для справки: партия - позиция закупочной накладной, определяющей поступление материала. В других терминах партией является ItemCode закупочной накладной, при движении материала по кабинетам с включенным детальным учетом сохраняется ссылка на него в DealItemCode.) В накладной после выбора в поле "Партия" отображается дата и номер исходной закупки.
Если на складе имеется материал с разными сериями, то при его выдаче в накладную вносятся две записи для данного материала, которые будут отличаться именно сериями.
Отчет по остаткам
Если для кабинета/ответственного лица включен учет серий, если не выбрана ни одна группировка, формировать детализацию по партиям/сериям для материалов, предусматривающих детальный учет в справочнике. Сами группировки по накладным и сериям/срокам удалить.
При формировании инвентаризации из остатков, если для кабинета/ответственного лица включен учет серий, а для материала указан учет по сериям или учет по партиям и сериям - то эта детализация наследуется в инвентаризацию независимо от выбранной группировки
Контроль сроков годности имеющихся медикаментов и материалов удобно осуществлять по отчету Остатки материалов.
Если требуется проконтролировать, у каких медикаментов заканчивается срок годности, в поле "Срок годности до:" нужно выбрать интересующую дату и снова нажать кнопку "Обновить". Будут показаны все материалы, у которых срок годности истекает до указанной даты (зеленым на рисунке). При этом в строке накладной будет выведен срок годности (красным).
Изменение срока годности материала "задним числом" недопустимо. Во-первых, все значимые события фиксируются в системном журнале. Во-вторых, все накладные должны быть "проведены", а такое изменение требует отмены этого статуса. В-третьих, срок годности в накладной не изменяется при его редактировании для данного материала (т.е. он копируется в момент создания расходной накладной). Если проделать такую некорректную операцию, в системе возникнет ошибка. Например:
в отчете по оборотам показаны данные по приходу (ведомость на закупку) и расходу (выдача). Для закупочной накладной срок годности был изменен "задним числом" (с 01.12.2016 на 11.12.2014, красным на рисунке выше). В результате в отчете показаны 2 материала, причем один из них с отрицательным остатком.
В версии 14.1 добавлена специальная настройка "Автоматический подбор партий и серий при выдаче" (см. подраздел "Спец. настройки").