Методические рекомендации

Для начала работы модулем после окончания его предварительной настройки необходимо провести инвентаризации во всех используемых местах хранения материалов. Для этого проведите полный пересчет всех материалов в каждом месте хранения и внесите эти сведения в систему, используя накладные типа "Полная инвентаризация".

Стоимость оправдано взять из бухгалтерских документов, последних закупочных накладных или прайс-листов контрагентов. При внесении стартовых инвентаризаций едва ли удастся получить истинную среднюю цену материала во всех местах хранения (вероятно, что она будет завышена), но даже нынешняя цена поставщика даст хорошее приближение для правильной оценки расходов клиники.

Допустимо, но настоятельно не рекомендуется, вносить стартовые инвентаризации, оставляя цену материалов равной нулю. Такой подход хоть и упрощает процедуру, но приводит к тому, что средние цены материалов будут ниже истинных значений в течение долгого времени. Для редко используемых материалов время, за которое средняя цена достигнет правильной величины, может исчисляться годами.

Следует отметить существенную разницу в учете материалов на складах и в кабинетах или у ответственных лиц. Склад является промежуточным хранилищем материала, непосредственно со склада материалы не расходуются в производство. Любое затрагивающее склад перемещение материала должно быть подтверждено накладной. Т.о. остатки по складу в отчетах программы при условии своевременного ввода накладных должны в точности совпадать с действительностью.

Для кабинетов и ответственных лиц, т.е. тех мест хранения, где материал расходуется на производство, получение точных остатков не представляется возможным. На практике точно описывается только взаимодействие со складом (т.е. приход материалов в кабинет - выдача, и возврат на склад), а также списание материалов из кабинета по негодности. В обычной работе кабинета материалы расходуются постоянно, причем за один прием терапевта может быть использовано до нескольких десятков различных наименований материалов, и оформлять их расход после каждого приема невозможно хотя бы по следующим двум причинам:

В большинстве случаев невозможно с требуемой точностью оценить количество использованного материала. К примеру, погрешность определения массы крошки взятого из шприца пломбировочного материала, капли протравки или "впрыска" спрей-анестетика может составлять сотни, а подчас и тысячи процентов, причем ошибка, вероятно, будет накапливаться.
Высокая трудоемкость такого ввода. Если на каждый прием пациента или хотя бы раз в день оформлять накладную списания материалов, содержащую несколько десятков материалов, потребуется приблизительно 1-2 часа рабочего времени одного квалифицированного сотрудника в каждом кабинете в день.

Следовательно, реальное состояние остатков материала в кабинетах и у ответственных лиц неизвестно на всем временном интервале между двумя последовательными инвентаризациями и точно определяется только при внесении инвентаризационной накладной. При проводке такой накладной система производит коррекцию остатков на основе внесенных данных. На практике происходит следующее: система рассчитывает остаток материала на день инвентаризации по всем точным накладным предыдущего периода. Например, рассмотрим кабинет № 1, в котором инвентаризация проводится 30 ноября, а предыдущая инвентаризация проводилась 31 октября. Программа возьмет за основу остатки материалов из октябрьской инвентаризации, прибавит к ним весь приход материалов за период с 01.11 по 30.11 (выдача материалов в кабинет №1, оприходование излишков) и вычтет расход (возврат на склад из этого кабинета, расход на производство, списание по негодности). Т.о. определяются остатки по накладным на день инвентаризации - 30.11, т.н. плановые остатки. Далее плановые остатки сравниваются с фактическими, указанными в инвентаризации от 30.11. По результатам сравнения материал будет отнесен к одной из трех групп:

Плановые остатки больше фактических. Считается, что материал в кабинете израсходован, и разница между плановыми и фактическими остатками попадает в автоматически формируемую накладную "Расход на производство".
Плановые остатки меньше фактически. Корректируется недостача материала, и разница остатков попадает в автоматически формируемую накладную "Оприходование излишков".
Плановые и фактические остатки равны. Материал не попадет ни в одну из формируемых накладных.

По результатам инвентаризации могут сформироваться две, одна или ни одной корректирующей накладной, в зависимости от того, присутствуют ли в инвентаризации материалы с недостатком или избытком.

Важные замечания по результатам инвентаризаций.

Для инвентаризаций по складу появление корректирующей накладной любого типа однозначно указывает на ошибку в учете. Как уже говорилось выше, состояние склада ведется точно и цель инвентаризации состоит в том, чтобы убедиться в полном совпадении планового и фактического остатка. Выявление недостачи или излишков материалов указывает на ошибки в приходовании закупок или оформлении выдач материалов, которые по возможности следует устранить в этих группах накладных.
Оприходование излишков. Появление такой корректирующей накладной нормально при первичной инвентаризации в начале использования модуля, но несомненно ошибочно в нормальной работе в том числе и для кабинетов. Излишки в кабинетах обычно возникают по следующим причинам:
Не была оформлена выдача материала в этот кабинет. Этот случай сопровождается недостачей материалов по складам.
Не была оформлена передача материала из кабинета в кабинет. В таком случае иногда удается выявить заметную недостачу материала в других кабинетах.
Ошибка в подсчете при проведении предыдущей инвентаризации.

Анализировать последние две причины существенно помогают корректные нормы расхода.

Эффективнее всего, хотя и сложнее организационно, проводить инвентаризации в один день по всей клинике. Такой подход позволяет строить учет по удобным временным периодам, а также проводить обсчет БД за весь интервал между двумя инвентаризациями. В большинстве случаев оптимальная периодичность проведения инвентаризаций составляет один месяц. Большая частота сопряжена с организационными трудностями, меньшая - затрудняет анализ и поиск причин расхождения остатков материалов.

В день инвентаризации перед формированием накладных из отчета по остаткам оправдано провести операцию пересчета накладных за весь временной период, прошедший со дня предыдущей инвентаризации. Такой подход позволит исправить ошибки расчета цен при вводе и правке накладных в неверном порядке.

Рекомендуемый порядок работы с накладными.

Оптимально, но далеко не обязательно, вносить накладные в систему непосредственно в момент передачи или получения материалов. Накладные можно вносить в программу "задним числом", соблюдая при этом правильный порядок их ввода. Если в течение дня по одному финподразделению клиники проводились перемещения материалов, описываемые разными типами накладных, при подсчете цен система использует следующий порядок накладных:

Закупка материалов.
Возврат поставщику.
Возврат на склад.
Выдача со склада.
Расход на производство.
Оприходование излишков.

Важно отметить, что инвентаризация и формируемые ей корректирующие накладные считаются последними накладными в течение дня. Потому, если в разгар инвентаризации возникла необходимость оприходовать или выдать материал, следует либо оформить этот факт накладной того же дня и изменить соответственно количество и сумму материала в редактируемой инвентаризации, либо оформить движение материала другим числом, например, завтрашним днем.

Документы «Инвентаризации» по всем местам учета материалов рекомендуется формировать не реже раза в месяц. Данный режим работы позволяет более точно вести учет и контролировать материалы, а также обеспечивает более быстрое формирование остатков по кабинетам и складам при работе с ними.

Нормы расхода материалов можно вводить и править, в том числе и задним числом. Начиная использовать модуль без норм расхода, и вводя их в последствии старой датой, можно оценить их корректность и получить всю аналитическую информацию по уже проведенным ранее инвентаризациям. Важно подчеркнуть, что нормы расхода являются инструментом контроля расхода, но никак не автоматического списания, что подтверждается многолетним опытом разработчика и пользователей системы (подробнее см. раздел "Методология учета затрат").

Для работы с инвентаризационной ведомостью и при повторном проведении инвентаризаций, оправдано формирование инвентаризационных накладных из отчета по остаткам, включив в него материалы с остатком равным нулю. При таком формировании вы получите для выбранного места хранения инвентаризационную накладную с полным списком материалов, в том числе материалов с нулевым количеством, и ценой.

Была ли статья полезна?