Методология учета затрат
Данный раздел посвящен методологии учета материальных производственных затрат в стоматологии.
Учет материальных затрат в первую очередь подразумевает расчет расхода материалов в производственных финподразделениях. Расчет затрат может производиться двумя методами – по нормам либо по результатам инвентаризации путем вычисления разницы между количеством материала поступившего в финподразделение и его текущим количеством.
Метод списания материала по результатам каждого лечения не рассматривается в виду высокой трудоемкости ввода информации о фактическом расходе материалов и большой погрешности из-за отсутствия возможности точно измерить истраченный материал.
Рассмотрим плюсы и минусы двух основных методик списания.
Нормативное списание:
Плюсы – автоматическое ежедневное формирование накладных на списания материалов по производственным финподразделениям.
Минусы
- Мы не можем установить нормы на конкретные виды материала (цвет, размер, сорт) т.к. материалы взаимозаменяемы и при использовании не учитывается вид истраченного материала. Поэтому вводятся укрупненные нормы на всю группу однородных взаимозаменяемых материалов. Например, все светокомпозиты (А1, А2, А3.5 и т.д.) войдут в группу СВЕТОКОМПОЗИТ, и норма будет устанавливаться на СВЕТОКОМПОЗИТ, а не на материал конкретного цвета. Таким образом при формировании накладных по нормам мы теряем информацию о скорости расхода того или иного сорта материала, а, следовательно, не можем корректно спрогнозировать закупки.
- В случае если норма завышена или имеет место экономия, то в какой-то момент, при списании по нормам, количество материала дойдет до нуля и дальнейшее списание приведет к минусовым остаткам.
Рассмотрим на примере результат такого списания.
| Операция | Кол-во | Сумма, руб. | Цена |
|---|---|---|---|
| Было материала А | 100 | 200 | 2 |
| Списано по нормам | 120 | 240 | 2 |
| Осталось после списания | -20 | -40 | 2 |
| Приход (рыночная цена материала изменилась) | 19 | 52 | 2.737 |
| Результат после прихода | -1 | 12 | -12 |
Как видно из примера, после прихода материала по изменившейся цене меняется знак средневзвешенной цены материала, и мы получаем отрицательное кол-во материала с положительной суммой. Кроме того, вблизи нулевых остатков возможно резкое изменение цены и по абсолютному значению. На примере видно, что абсолютное значение цены увеличилось в ШЕСТЬ раз по отношению к начальной цене материала.
Отсюда следует, что накладные, сформированные по нормам, могут иметь погрешность в 500%, 600%, 1000% и более процентов, а также не решают задачу анализа расхода материалов по различным сортам. Данный метод позволяет только автоматически формировать накладные, не имеющие ничего общего с действительностью.
Единственная возможность избежать минусовых цен – это списание материала по нормам до нуля. После достижения нулевого расчетного остатка материал не списывается, даже при наличии нормативного расхода. Однако при таком подходе теряется информация об экономии материала, завышенных нормах либо нарушении технологии, как причине превышения расчетного расхода материала над фактическим.
Таким образом, нормативный метод практически неприменим - остается только списание материалов по фактической инвентаризации.
Метод списания по инвентаризации:
Плюсы
- Получение точной информации по расходованию и остаткам материалов каждого типа и сорта.
- Возможность сравнивать фактическую инвентаризация с расчетными (оценочными) остатками, которые вычисляются по нормам.
- Возможность точно планировать закупки по конкретным сортам материала.
- Выявляются ходовые и неходовые материалы в рамках одной однородной группы.
Минусы
- Не формируются ежедневно накладные по расходу материалов. Ежедневные накладные можно формировать либо вручную, записывая расход после каждой операции, либо по нормам. Первый метод исключительно трудоемкий и не точный, второй метод менее трудоемкий, но все так же несет в себе очень высокие погрешности (до 1000% и более). Поэтому ежедневное списание возможно только по ежедневным инвентаризациям, что возможно теоретически, но невыполнимо на практике.
- Необходимость регулярно проводить инвентаризацию. Однако без регулярного проведения инвентаризаций невозможно оценить соответствие нормативного и фактического расхода материала, а также планировать закупки конкретных видов материалов, анализировать заявки.
Видно, что минусов у инвентаризационного метода существенно меньше, чем у нормативного, и он исключает недопустимые погрешности в учете.
Рекомендуется применение единственно возможной в данной ситуации методики:
- Учитывается приход материалов со склада в кабинеты
- Учитывается непроизводственный расход как (возврат на склад + списание по негодности).
- По нормам рассчитывается «Нормативный расход» материала и определяется «Расчетный нормативный остаток»
- «Расчетный нормативный остаток» сравнивается с «Фактическим остатком» по инвентаризации. На основании их сравнения определяется размер экономии, либо перерасхода.
- Вычисляются абсолютные и относительные отклонения в расходе материалов.
Следует заметить, что отклонение расхода материала по сумме может иметь другой знак, чем отклонение по количеству. Ниже приведен пример такого различия
Материалы А1 и А2 взаимозаменяемы и составляют группу Материал А.
| Col1 | Кол-во | Сумма, руб. | Цена |
|---|---|---|---|
| Входящий остаток | |||
| Было Материала А1 | 10 | 200 | 20 |
| Было Материала А2 | 10 | 100 | 10 |
| Итого было Материала А | 20 | 300 | 15 |
| По нормам | |||
| Расход 12 ед Материала А | 12 | 180 | 15 |
| Остаток Материала А | 8 | 120 | 15 |
| По инвентаризации | |||
| Остаток 9 ед Материала А2 | 9 | 90 | 10 |
| Или 9 ед Материала А | 9 | 90 | 10 |
| Разница | +1 | -30 |
При проведении инвентаризации обнаружено 9 единиц Материала А2, но его цена составляет не 15 руб., как у всей группы Материалов А, а 10 руб. в соответствии с входящей ценой. Поэтому при приведении Материала А2 к группе Материал А стоимость 9 единиц Материала А составит 90 руб.
Получается, что вследствие фактического расхода более дорогого материала у нас получилась количественная экономия, но произошел перерасход по стоимости материала. Поскольку в связи с особенностями производства допускается неравномерный расход материла, то для оценки экономии/перерасхода наибольшее значение имеет количественный показатель. Ценовой показатель может быть искаженным и давать суммы с большой погрешностью.
Основные формулы оценки расхода материала приведены ниже:
«Нормативный остаток на дату текущей инвентаризации» = «Остаток по предыдущей инвентаризации» + «выдача со склада в кабинет» – «непроизводственный расход» – «нормативный расход»
«Входящий остаток» = «Остаток по предыдущей инвентаризации» + «выдача со склада в кабинет» – «непроизводственный расход»
«Фактический остаток» = «Текущая инвентаризация»
Отклонение» = Фактический остаток - Нормативный остаток
% Отклонения =Отклонение / (Входящий остаток – Нормативный остаток) * 100%
Экономия находится в пределах от 100% до 0%. Перерасход может составить от 0% до бесконечности.
При отсутствии фактического расхода материала экономия всегда составляет 100% вне зависимости от нормативного расхода.
Отклонения можно рассчитывать только за период между двумя инвентаризациями. В противном случае у нас нет фактических данных для сравнения
Целью нормативного списания материалов не может быть автоматизация создания накладных для бухгалтерского учета.
В бухгалтерии материалы приходуются на склад (Дебет 10 счета) от поставщика и выдаются со склада (Дебет 20 - Кредит 10). При этом все материалы сроком службы менее одного года списываются на затраты в момент передачи в производство (Дебет 90.2 – Кредит 20). Поскольку все материалы, списываемые по нормам имеют срок службы менее одного года, то они относятся на затраты в момент поступления в лечебный кабинет и нет необходимости формировать по нормам бухгалтерские расходные накладные.
С помощью норм производится не списание, а оценка расхода материала с целью решения следующих задач:
- Выявление перерасхода материала
- Анализ заявок
- Прогнозирование закупок
- Контроль экономии – проверяется обоснованность экономии с точки зрения технологии, выявляются завышенные нормы.