Журнал "Авансовые отчеты"

Журнал открывается по кнопке Журналы на панели инструментов стартового меню программы, пункт меню: Журнал "Авансовые отчеты", или по кнопке Авансовые отчеты на панели инструментов Расчетного счета, или по кнопке Авансовые отчеты на панели инструментов окна Касса.

Работа с журналом регламентируется правом доступа: Журнал "Авансовые отчеты".

Авансовый отчет – документ бухгалтерского учета, который позволяет учесть:

• выданные сотруднику денежные средства (наличными из кассы или перечислением на карту);
• сведения о расходе этих средства: на закупку материалов, на оплату услуг, покупку билетов, питание и т.п.;
• возврат не израсходованных подотчетных средств.

При использовании этой функциональности бухгалтер или иное ответственное лицо прикрепляет к отчету уже созданные в МИС документы по:

• выдаче денег из кассы,
• перечислению на карту,
• приходованию материалов на склад
• возвратам денег от подотчетного лица в кассу или расчетный счет.

Дополнительно фиксируется информация о прочих документах подтверждающих траты (билеты, чеки за услуги, питание, бензин и т.п.)

Если складской учет целиком ведется в МИС, то использование этой функции позволяет не дублировать склад в 1С ради формирования авансовых отчетов.

Журнал состоит из панели инструментов, панели фильтров и таблицы авансовых отчетов.

Кнопки панели инструментов:

• Обновить – обновляет содержание таблицы после применения фильтров.
• Добавить – открывает диалоговое окно Редактирование авансового отчета. Действие логируется всистемном журнале, событие: "Добавление авансового отчета".

• Провести – проводит выбранный авансовый отчет в таблице. В колонке Статус для этого отчета после проводки отображается зеленый флаг. Обратите внимание: невозможно провести авансовый отчет, если существуют не проведенные авансовые отчеты, которые были созданы раньше.
• Изменить – открывает диалоговое окно Редактирование авансового отчета в режиме редактирования. Проведенные отчеты недоступны для редактирования. Действие логируется всистемном журнале, событие: "Редактирование авансового отчета".
• Удалить – удаляет выбранную сроку из таблицы. Удаление проведенных авансовых отчетов и отчетов с прикрепленными документами невозможно. Действие логируется всистемном журнале, событие: "Удаление авансового отчета".
• Печать – выводит на печать печатную форму авансового отчета.

• Режим анализа – переводит таблицу отчета в режим анализа.
• Выход.

Элементы панели фильтров:

• Фильтр выбора периода времени
• Подотчетное лицо – по кнопке "..." открывается диалоговое окно Выбор врача. Для выбора доступны только сотрудники, у которых в справочнике персонала на вкладке Основные реквизиты установлен флаг в поле Подотчетное лицо. Поиск по колонке Подотчетное лицо.
• Номер – ввод значения вручную. Поиск по колонке Номер.
• Статус – поиск по колонке Статус. Варианты выбора:
  • "Все";
  • "Открыт" – отображаются строки, для которых в колонке Статус установлен зеленый флаг.
  • "Закрыт" – отображаются строки, для которых колонка Статус пустая.

В таблице авансовых отчетов содержатся все существующие в базе авансовые отчеты. Непроведенные авансовые отчеты выделяются розовым цветом. По двойному щелчку на выбранном отчете открывается диалоговое окно Редактирование авансового отчета в режиме редактирования. Колонки таблицы авансовых отчетов:

Реквизит	Описание
Статус	Статус отчета. Для проведенных (закрытых) отчетов в колонке устанавливается зеленый флаг.
Номер	Номер авансового отчета.
Дата	Дата создания отчета.
Подотчетное лицо	ФИО подотчетного лица, указанного в отчете.
Наименование ЮЛ	Наименование юридического лица отчета.
Сумма получена	Полученная сумма.
Сумма возвращена	Возвращенная сумма.
Подотчетный остаток	Подотчетный остаток. В случае возвращенной суммы подотчетный остаток отображается со знаком "-".
Ответственный	ФИО ответственного сотрудника.
Комментарий	Значение комментария.
Назначение	Назначение платежа.